Com os últimos acontecimentos, as instituições se viram na necessidade de repensar sua operação e realinhar seus processos. Uma crise quase sempre nos pega de surpresa e nestes momentos, a melhor maneira de tomar decisões é tendo um comitê de gestão de crises. Neste post, falamos sobre como montar um para a sua instituição e damos dicas para os primeiros passos. Acompanhe!
Objetivos do Comitê:
Cabe ao Comitê de Crise coordenar e direcionar as estratégias de atuação, frente ao novo cenário. Avaliar os riscos para o negócio, para o ambiente de trabalho, para o paciente, para o colaborador, para todas as partes interessadas.
Quem deve fazer parte?
Como estamos falando da coordenação das atividades, gerenciamento dos riscos institucionais, devem fazer parte membros da Alta Administração, com autonomia para tomada de decisão, representantes da assistência (foco central de melhoria no momento atual), representantes dos processos administrativos e dos processos de apoio diagnóstico.
Considerando o cenário, representantes da Gestão de Leitos, Gestão de Pessoas, Educação Corporativa, SESMT, Gestão de Equipamentos, SCIH, Suprimentos e Logística são peças fundamentais para levantamento das necessidades atuais.
Responsabilidades:
1. Identificar a complexidade do problema
O Comitê precisa avaliar a atual capacidade estrutural de sua instituição, frente às estimativas de crescimento de demanda, para direcionar os seus esforços. Estimativas demonstram que a pandemia ainda não alcançou o ápice da curva, necessário mapear o cenário real e as potenciais consequências futuras.
2. Mapear os recursos críticos
Quais os recursos que a instituição precisará dispor? Temos esses recursos disponíveis?
Devemos ter muita atenção com os seguintes pontos:
a) Equipamentos biomédicos:
A demanda de pacientes críticos tende a aumentar. Com ela, a necessidade de equipamentos de suporte a vida, respiradores, ventiladores mecânicos, monitores, entre outros. Fundamental fazer um levantamento do que a instituição tem disponível, verificar se estes equipamentos estão em condições de uso, com a manutenção e calibração em dia, quais serão as medidas a serem tomadas para disponibilidade de equipamentos em caso de superlotação (locação? empréstimo? aquisição?). Estas decisões precisam ser tomadas rapidamente. Quais os fornecedores/distribuidores que serão contatados? Serão qualificados? Como treinar a equipe para o uso seguro dos equipamentos? Neste momento, os índices de rotatividade de equipes assistenciais está aumentando consideravelmente. Como treinar a equipe assistencial para o uso seguro destes equipamentos? Em relação às diretrizes de controle de infecção, considerando que estes equipamentos tendem a circular por várias unidades, diversos pacientes, quais as diretrizes para higienização destes equipamentos? Em que momento deverá ser feito? Quem será responsável por fazer?
b) Materiais e medicamentos:
O aumento da demanda impacta na continuidade do abastecimento de materiais e medicamentos. Geralmente, a programação de compras obedece ao consumo observado nos últimos meses (CMM), no entanto, esta programação precisa ser revista com urgência. O aumento da demanda é global, geralmente os fornecedores atendem à maior parte dos hospitais. Podem ocorrer problemas de abastecimento. O que fazer? Importante acionar a Comissão de Padronização de Materiais e Medicamentos, em relação a outras possibilidades que já tenham sido testadas e homologadas, ou entrar em contato com outros fornecedores para teste e validação.
Atenção!!! Com certeza, aumentará o consumo de antibióticos e alguns medicamentos específicos que fazem parte dos protocolos institucionais. Como garantir o abastecimento?
c) Disponibilidade de leitos:
Ainda pensando no aumento de demanda… como iremos reorganizar os fluxos do paciente? Além dos pacientes internados por conta do COVID-19, existem os internados por outras patologias graves e não graves, que também necessitam de cuidados intensivos.
O hospital definirá uma unidade de internação específica para os pacientes com suspeita ou confirmação de Covid-19? Em relação aos leitos de UTI, qual será a diretriz? Já existem critérios de priorização para internação e alta nestes leitos? Estes critérios são baseados em condições clínicas e são INSTITUCIONAIS. Isso já foi definido pela instituição? Como faremos para melhorar o giro de leitos? Mais do que nunca, o plano terapêutico tem que estar definido e gerenciado, as altas precisam acontecer no momento certo, sem pendências como avaliações de especialistas que demoram a ocorrer, exames que demoram para ser realizados. O plano de alta precisa ser rigorosamente cumprido. O recurso LEITO é ESCASSO. Todos os processos que participam da Gestão de Leitos precisam estar muito integrados. Nunca a gestão por processos foi tão necessária. Cada processo e cada profissional precisa cumprir a sua parte!
Como? Quando o paciente é internado, ele tem um plano terapêutico definido, que pode ser modificado ou não, mas precisa ser executado. A equipe multiprofissional alinha as suas atividades ao plano terapêutico definido.
Exemplo: Se o médico definiu no plano que o paciente tem uma previsão de 5 dias de internação, fisioterapia respiratória 2 vezes por dia, precisará realizar gasometria arterial de x em x horas, todos os profissionais envolvidos deverão alinhar o que será feito a esta proposta maior que foi definida e será rediscutida em relação ao alcance das metas. O que não pode acontecer, é no dia da provável alta o médico não passar no horário estabelecido para a alta, o exame não estar pronto, a família não ter sido comunicada, o serviço social não ter sido acionado porque o paciente não tem transporte para ir para casa. Estes são exemplos de ineficiência operacional. Existe um plano terapêutico, que é monitorado e coordenado com os processos envolvidos.
O planejamento de alta é seguido? O paciente tem um período pré-estabelecido para liberar o leito? A higienização, a manutenção, rouparia, possuem um tempo ótimo para arrumar e disponibilizar o leito para a próxima internação?
Ainda em relação a Gestão de Leitos: provavelmente sua organização está recebendo pacientes provindos de outras instituições, ou encaminhando pacientes para outras organizações. Que informações clínicas são importantes ao receber o paciente ou para fornecer para a instituição que irá receber o paciente? Nas transições de cuidado entre setores, que informações precisam ser passadas de um setor para o outro? São registradas? Todos tem acesso? Os serviços de remoção são qualificados? Os fluxos de referência e contra- referência estão bem definidos e disseminados?
Em relação às diretrizes de isolamento, quem capacitou a equipe operacional? A profissional auxiliar de enfermagem, sabe como se paramentar, o que pode e o que não pode fazer? A copeira, a profissional da higienização, fizeram parte desta capacitação?
E não nos esqueçamos dos pacientes que estão em Observação, aguardando leito para internação. A disponibilidade de leitos nem sempre é rápida. Muitas vezes, quando a solicitação de internação é realizada, a equipe do Pronto Socorro.
entende que a demanda não é mais deles, mas o paciente continua lá. O plano de cuidados precisa ser revisto, o paciente precisa continuar recebendo assistência, os sinais vitais precisam ser avaliados periodicamente, tempo de jejum, medicamentos de uso contínuo. Não é absurdo dizer que podem existir pacientes que permanecerão mais de 24 horas aguardando leitos. Por isso, cabe uma definição de plano de cuidados para este paciente, que deve ser rigorosamente cumprida. Os fluxos estão bem definidos? O espaço físico comporta essa demanda? Quais recursos talvez precise priorizar como contingência? Como comunicar a todos a situação atual e comprometê-los com as novas diretrizes?
d) Equipamentos de proteção Individual (EPI’s):
Temos visto na mídia que muitas instituições estão tendo problemas em manter o fornecimento de equipamentos de proteção para a equipe. É responsabilidade do hospital garantir a segurança de seus colaboradores, através não só da disponibilidade dos equipamentos de proteção, como na capacitação das equipes no uso correto dos mesmos. Observamos que muitas vezes a contaminação do profissional ocorre porque não utilizou o EPI de maneira adequada.
Fundamental levantar quem são os atuais fornecedores/distribuidores destes insumos, verificar com o SESMT e CCIH novas demandas, verificar nível de estoque destes insumos com a Gestão de Suprimentos, se necessário homologar novos fornecedores em tempo hábil, promover campanhas de sensibilização com a CIPA para capacitação das equipes sobre a importância do uso correto dos equipamentos. Não é incomum ver máscaras penduradas no pescoço, profissional entrando de um quarto para o outro com a mesma luva, óculos de proteção sendo utilizados como “tiaras”, no alto da cabeça. A CIPA precisa realizar rondas para sensibilizar a equipe e avaliar se existe a disponibilidade e se o uso destes equipamentos está sendo feito de maneira adequada.
e) Equipes de prestação do cuidado:
Neste momento, é fundamental avaliarmos estratégias para cuidar do time. Os heróis e heroínas da linha de frente muitas vezes estão realizando jornadas de trabalho enormes, emendando plantões, cobrindo ausências/afastamentos de colegas, vivendo um momento de medo, ansiedade, angústia. Muitos devem estar apresentando sintomas de esgotamento físico e mental. A instituição precisa definir estratégias rápidas para cuidar de quem está cuidando do paciente. Foram mapeados os profissionais que possuem maior risco para contrair a doença? Idosos, profissionais com problemas respiratórios, entre outros? Eles permanecerão na linha de frente? Que tipo de suporte a instituição dará a eles? Foram orientados em relação aos riscos e boas práticas? A equipe está recebendo apoio psicológico? Existem estratégias de descompressão do alto nível de stress a que estão submetidos? Quem na instituição está olhando por eles?
3. Estabelecer os fluxos de informações (horizontais, verticais e transversais).
O Comitê de Crise define os fluxos de informação organizacionais. Em que fontes de mídia e bases científicas irá se embasar para a definição das medidas de controle, estrutura o fluxo de informação, cria uma diretriz única. Em momentos de crise, surgem muitas informações desencontradas, fake news, protocolos não validados, a diretriz tem que ser uma só, concisa, compartilhada com todo o time, para que cada todos possam se alinhar e definir suas prioridades e contribuição.
4. Definir canais de comunicação eficazes e transparentes com a equipe, pacientes e familiares, também com os compradores de serviços, comunidade e imprensa.
A comunicação é um dos principais fatores de risco dentro dos serviços de saúde. Devido a ruídos de comunicação, eventos adversos acontecem, diretrizes institucionais não chegam à operação, problemas operacionais não chegam ao conhecimento da Alta Administração.
Os principais canais de comunicação que deverão ser definidos são:
a) Canais de comunicação entre a alta administração, gerências e Coordenações: Boletins informativos, alterações de fluxos, mudanças de processo, novas diretrizes assistenciais, indicadores assistenciais e de apoio a gestão.
b) Canais de comunicação entre as gerências, coordenações e operação: Definir linguagem, abordagem, periodicidade, para que a informação seja compreendida e transformada em ação
c) Canais de comunicação entre a alta administração e operação: a equipe operacional precisa se sentir segura, acolhida, parte do time. Importante definir fluxo de comunicação com a alta administração, tirando o viés de questões e problemas que muitas vezes ficam “represados” na média gerência. Um grupo focado com representantes da operação pode ser uma ótima ferramenta. O olhar de quem está na linha de frente é importantíssimo, traz grandes ideias e mostra a realidade nua e crua das pesadas rotinas de
d) Canais de comunicação entre as equipes dos diversos turnos: precisamos assegurar a continuidade da assistência, a partir da passagem de casos, pendências, sinalização de problemas. Não é incomum a equipe do plantão diurno, por exemplo, solicitar uma bateria de exames, o plantão seguinte não percebe que já existem até resultados e pede tudo de novo, gerando uso desnecessário de recursos e retardo na tomada de decisão.
e) Canais de comunicação entre os processos que fazem parte da assistência ao paciente: como já foi dito, precisamos assegurar a continuidade da assistência. O que se iniciou no Pronto Socorro, continua na unidade de internação ou é rediscutido? É preciso existir um alinhamento de conduta entre as equipes. Estamos utilizando alguma ferramenta que facilite a comunicação efetiva e segura das informações do paciente para garantir a continuidade do cuidado?
f) Canais de comunicação com o paciente e familiar: este é um momento delicado para a equipe de saúde e principalmente para o paciente, que está amedrontado, receoso com o que pode acontecer. Empatia, solidariedade, respeito, confiança, precisam se transmitidos neste momento. É preciso definir local e equipe para a conversa com familiares em casos graves e delicados.
g) Canais de comunicação com os serviços terceirizados: os serviços terceiros são PARCEIROS e precisam ser inseridos nas discussões. Serão responsáveis pela realização de exames, manutenção de equipamentos, fornecimento de hemocomponentes, higienização de leitos, entre outras Precisam conhecer as diretrizes, medidas de controle, participar das reuniões, conhecer os dados e indicadores. Precisam destes dados para adequarem os seus processos de trabalho ao aumento da demanda.
h) Canais de comunicação com os compradores de serviço: neste momento, talvez a grande oportunidade seja reforçar as parcerias, o objetivo comum, que é o foco no paciente. Momento de estreitar as relações com o comprador de serviço, revisar os protocolos, facilitar os fluxos de internação, rever os acordos
i) Canais de comunicação com a imprensa: Os veículos de comunicação estão espalhados nas portas dos hospitais, entrevistam profissionais, pacientes, tudo vira notícia. Importante estabelecer quem será o responsável pela comunicação com a imprensa, de que maneira as notícias serão fornecidas e atualizadas, orientar aos colaboradores sobre a responsabilidade de cada um no sigilo de informações institucionais.
Atenção!!! A Lei de Proteção Geral de Dados já está vigorando. Importantíssimo preservar os dados organizacionais, informações sobre o paciente, informações sobre o prontuário e informações institucionais estratégicas.
4. Manter um ambiente de trabalho saudável (dentro do possível).
É muito importante que todas as pessoas que estão inseridas no cuidado ao paciente saibam que estão sendo assistidas e que o seu esforço vale a pena, faz a diferença. O Comitê precisa repassar os dados de maneira transparente, demonstrar os resultados, os acertos, erros, aprendizados. É preciso envolver e acolher! Agradecer! Motivar! Descomprimir! Dar o exemplo! Demonstrar que se trata de um grande TIME! De heróis e heroínas que escolheram como missão e dom o CUIDAR!
O objetivo deste material foi demonstrar de maneira objetiva os pontos de atenção prioritários para a atuação do Comitê de Crise.
Nos colocamos à sua disposição para tudo o que se fizer necessário. Juntos somos mais fortes!
Time Maturità
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